Solutions Cloud
L'écran d'ouverture d'Optimus, adaptable en fonction de l'utilisateur, donne une bonne vue d'ensemble des modules et sous-modules connexes.
L'utilisateur travaille dans son propre choix de langue.
Vente - CRM
Le module Ventes / CRM est un module complet et facultatif qui vous donne un contrôle complet sur vos processus d'affaires.
Les tableaux de bord en temps réel fournissent en un coup d'oeil les informations nécessaires pour prendre les bonnes décisions.
Ce module est également disponible dans une version mobile pouvant fonctionner complètement offline.
- La possibilité de lier chaques entreprises offre parfois des contacts des plus inattendus qui peuvent faciliter vos ventes
- En un seul clic, le système vous donne toutes les publications officielles et des soldes inscrits dans la Banque Nationale de vos prospects/clients
- En un seul clic, le système vous donne toutes les informations qui peuvent être trouvées sur google à propos de vos contacts
- Représentation géographique de clients/prospects
- Effectuer des tâches de suivi de vos prospects (rappels, envoyer des informations, faire des offres) la priorité est donc mise en fonction de l'origine de vos prospect (client existant, relance, appel à froid, ...)
- Le statut du cycle de vente devient personnalisé pour votre business (pas de termes inadéquats comme "chaud" ou "froid")
- Cela rend le système d'auto-apprentissage et la prédiction de ventes futures plus précis, plus vous utilisez le système
- Une vrai version mobile (qui peut travailler en mode déconnecté avec synchronisation par après) laissez vos vendeurs consulter et réaliser des devis/prospects sur le terrain
- Module de devis détaillé incluant un module de calcul, adapté aussi bien pour des citations simples d'une page que des citations complexes avec différentes sections. Réduit le temps de d'élaboration d'un devis (grâce à un organistation uniforme)
- Le temps de création d'un calcul du prix uniforme et d'un devis est réduit à son minimum
- La contre-signature intégrée au module d'envoi d'email vous rapproche d'un vrai bureau sans papier
- La plupart des concurrents n'offrent pas de module de devis intégré.
- Stockage centralisé de vos commandes simplement en envoyant un e-mail à l'application
- Vous apprécierez l'espace de stockage illimité
- La liaison avec le module opérations et celui de la facturation évite de faire des oublis de facturation
- Puissant module de communication simple (par email ou par sms), y compris une gestion intégrée d'envois groupés qui réduit vos coûts de prospection
Opérations
Au centre d'Optimus se trouvent les "operations". Cela constitue le coeur de l'application.
- Le contrôle automatique de votre personnel de terrain (via des règles dynamiques ajustables) permettra d'éconimiser plusieurs heures de votre back office. Exemple: si vous avez 40 personnes employées qui n'ont plus besoin de se rendre au bureau pour leurs missions, passez-vous de votre adjoint administratif pour cet aspect du travail et utilisez-le pour des choses plus qualitatives. Le module correctif avec facturation intégrée assure que vous n'oubliez pas de facturer votre chiffre d'affaires.
- Via l'intégration des devis, des achats, des travaux avec les heures prestées, des matériaux utilisés, des factures fournisseurs entrantes et des factures clients sortantes, vous pouvez à tout moment consulter les détails de vos projets. Vous pouvez aussi à n'importe quel moment évaluer la situation financière de votre entreprise (et non quelques jours ou quelques semaines plus tard). Vous permettant donc de vous adpater immédiatement. La possibilité de création de projets standards (par exemple, ce qui devrait se produire à toute nomination d'un nouvel employé) assure l'uniformité dans le traitement.
- Le fait que vous fassiez des profits sur vos contrats de maintenance est immédiatement visible car le module de maintenance est liée au modules des contrats ainsi qu'à celui de facturation. Un détail des planifications de l'année est possible.La planification optimale de la maintenance préventive en fonction des trajets de vos techniciens se fait à travers le module SIG intégré. Optimus est par défaut 'multi site'.
- En bref vous pouvez voir toutes les inspections réglementaires obligatoires et les contrôles de qualité. Ce module est également adapté pour les audits de la LSC (tout est disponible pour réussir dans ces audits).
- Ici les valeur d'un fournisseur de service est l'argent, donc le noyau du logiciel est de planifier les travaux => travaux terrain => travaux back office => facturation des travaux combiné avec le planning!? les équipments ne sont pas le core business, mais bien les travaux sur ces équipments (bien mieux pour un fournisseur de service) ; les finance ne sont pas non plus le noyau des checklists liées aux travaux
- Optimisation possible des déplacements grâce au module SIG intégré
- Visualisez en un clic les distances entre vos maintenances pour mieux planifier le travail de vos techniciens
- Ce module est lié à la disponibilité de votre personnel (congés, abscences, ...)
- Ce module est également lié aux produits en commandes ce qui empêche une mauvaise planification
- Réalié pour des techniciens qui font leur travail sur place et créé à partir de leur expériences
- Visualisation du calendrier de votre emploi du temps par jour, avec la possibilité d'enregistrer vos temps de déplacements, y compris vos heures de transports
- Aperçu de tout ce que les techniciens mobiles ont réalisés, par exemple pour la facturation (vous n'oubliez plus rien; bon contrôle pour la préparation de vos factures)
- Prévention des amendes/sanctions et ainsi, éviter des risques de dédommagements indirect
- Grâce au lien avec les opérations, vous êtes informé à temps
Interface soustraitants
Vos sous-traitants peuvent travailler directement avec vos données via une interface web dédiée.
- Donnez accès au planning des travaux de maintenance à tous vos sous-traitants
- Ne faites pas le travail d'un autre
Site & Equipment
Vos activités et interventions prévues sont toujours effectuées à un emplacement spécifique (site) et un équipement technique spécifique (équipement). Optimus vous permet de gérer de façon uniforme et centralisée toutes les informations à ce sujet, y compris pour la gestion d'énergies. En combinaison avec le module SIG (Système d'Information Géographique), vous pouvez facilement optimiser vos déplacements.
- Visualisez et optimisez la gestion de vos sites grâce au module SIG intégré
- Visualisez en un coup d'œil la localisation de vos équipments sur vos sites de maintenance
- Visualisez en un clin d'œil quel sous-traitants contacter pour quel bâtiment en particulier
- Gestion d'énergie ou d'autres services publics en construction
- Norme de classification en construction selon la certification CSNF
- Enregistrement des pièces remplacées lors d'entretiens spécifiques automatise vos achats (qui, si nécessaire, seront commandés)
- Les audits de vos équipments de maintenance à entretenir, vous donne la possibilité de prévenir votre client de manière structurée concernant les défauts éventulels
- Il vous aide à formuler des recommandations pour vos clients sur les optimisations à effectuer
- L'intégration de ce module peut faire gagner beaucoup de temps à votre personnel
Achats
Ce module gère les processus logistiques de vos opérations (produits et services). En intégrant le module opérations d'Optimus, vous saurez quels articles seront nécessaires lors de la prochaine commande.
- Intégré avec les achats, les factures et les opérations fournisseur
- Comprend à la fois l'achat chez vos fournisseurs et la vente à vos clients, car ce module est également utilisé dans la préparation de vos devis comme pour la facturation du matériel utlisé
- Conçu pour une tarification uniforme
- Gestion de plusieurs emplacements de stockage à partir d'une seule application; dans quel stock se trouve tel ou tel article, quelles sont les quantités cumulées de tous les stocks ...
- Intégré au module Planning pour éviter qu'un article soit manquant lors de la réalisation d'un travail
- Ce module vous informe en temps utile des échéances de tous vos sous-contrats et avenants en tenant compte des périodes de préavis des actions (rien - Se désabonner - prolonger) liés à vos sous-contrats, vos clients et vos travaux pour une analyse financière détaillée
- Le fait de lier vos achats avec les modules de vos opérations dans la meme application permet, vous assure d'avoir vos commandes et/ou livraisons à temps. Cela permet également un suivi correct des matériaux à facturer au client
- Signature simple ou multiple en fonction du montant permis à commander pour un utilisateur et envoi via l'application; pas d'impression, pas de fax, rien à sauvegarder puis à envoyer dans un autre application. Tous les bons de commande pour lesquels vous n'avez pas encore facturé, sont repris dans votre dashboard financier (GRNI)
- De par son intégration avec les autres modules, vous avez accès aux informations de bases (sur quel équipment, quel travail, quand, ...) et ne devez les encoder qu'une seule fois
- Egalement intégré dans notre application mobile (tandis qu'avec une autre application, il faut remplir les données de base par après)
Administration
Ce module vous aide à gérer vos services généraux et les tâches administratives de vos employés de bureau. Optimus comprend également un systhème automatique de traitement des documents reçus par email. En combinaison avec la version Mobile, un «bureau sans papier» est à votre porte.
- Ne cherchez plus jamais après un document
- Recheche possible dans le contenu numérisé d'un document
- Centralise toutes les tâches administratives
- Rend visible et mesurable la charge de travail du personnel
- Intégration avec outlook et google agenda : rendez-vous automatiques
RH
Pour planifier vos interventions et vérifier la disponibilité des équipes prévues à cet effet.
Les informations centralisées dans ce module en conjonction avec les modules d'exploitation et d'information financière vous permettent d'optimiser en temps réel vos actions sur la productivité de vos employés.
- Adresse, rémunération, dates de contrat, informations de contact, les résultats d'examens médicaux, ... en un seul endroit (évidemment non visibles par tous les utilisateurs) grâce à l'intégration avec les autres modules de calcul des coûts, vos opérations sont beaucoup plus détaillées
- Lié avec votre module Planning
- Comparer change payé heures avec les heures effectuées sans application de
- La gestion entièrement numérique des demandes et des approbations de congés
- Wie heeft wanneer welke gereedschappen ter zijner beschikking gekregen
- Welke geeerdschappen moeten wanneer gekeurd/herkeurd worden en keuringsverslagen
- Binnen handbereik, een must zeker voor LSC-bedrijven
- Réalisez les commandes et l'inventaire de ces éléments beaucoup plus facilement
- Y compris la planification périodique des certificats à renouveler
- Tous les diplomes, certificats de compétence ... en un seul clic
- Contrats de leasing, kilométrages, contrôle technique , entretiens, amendes, cartes de carburant,...
- Lié au module personel, opérations et stock
- IMEI des cartes SIM, PIN et PUK, ...
- Qui a tel type d'abonnement
- Gestion de vos lignes fixes
Facility Management / Services généraux
Ce module vous permet de stocker toutes les données relatives aux services généraux (téléphonie, les véhicules, les visiteurs, réservations, ...) de votre entreprise et/ou de vos clients.
Avec l'intégration de ce module, vous évitez que l'information ne soit stockée dans des applications séparées; Par son intégration vous gagnez du temps, et l'information est cebtralisée dans une seule et même application.
- Enregistrement des visiteurs, impression de badges,...
- Gestion des commandes de nourriture et de boisson, liées aux événements prévus dans les salles de réunion.
- Enquêtes vous pouvez envoyer (également de façon régulière) afin de connaître la satisfaction, une opinion sur un sujet etc ...
Finance
De la performance de votre entreprise découlent les données financières. Optimus automatise votre facturation et permet le suivi en temps réel de vos opérations financières.
Optimus peut également se synchroniser avec les progiciels de comptabilité existants (SAP, Cubic, Venice, …)
- Signature digitale intégrée
- Liez vos coûts directement à vos opérations pour un contrôle précis
- Synchronisez vos coûts avec votre module de comptabilité
- Le scan de vos coûts est sur le même écran
- Grâce au lien direct avec vos opérations, ne vous posez plus la question "ai-je oublié de facturer?"
- Les opérations qui ne sont pas encore facturées sont automatiquement incluses dans vos tableaux de bord financiers (WIP).
- Rappels envoyés en un seul clic
- Intégration possible avec une application bancaire
- Peut mesurer aussi bien vos propres centre de coûts que ceux de vos clients
- Vous permet réaliser la gestion complète de vos contrats avec vos clients, y compris les pièces jointes, l'indexation, la facturation, ...
Mobile Solutions
ce module permet aux techniciens/responsables externes de télécharger des données sur un ordinateur portable ou iPad pour consultation et/ou saisi de données opérationnelles sur site (offline), et synchroniser ces informations après avec Optimus.
- Parce qu'il est essentiel d'avoir toutes vos données en poches.
- Nous vous proposons une vraie solution mobile dans la continuité d'un bureau sans papier avec vos documents générés et signables chez vos clients.
- Ne perdez plus aucune information!
- Gérez vos actions au moment voulu.
- Faites vos devis sur place et transmettez-les signés.
Informatique décisionnelle
Ce module permet de rassembler et de combiner les données des différents modules et vous propose les résultats dans un ou plusieurs tableaux de bord, paramétrables à votre convenance
Rapports pour vos clients
Ce module permet aux utilisateurs externes et aux clients de consulter l’état de la maintenance ou d’introduire une nouvelle demande d’intervention par le web. De cette façon, le reporting externe est réduit à un strict minimum.
