Al uw relevante klanteninformatie op één centraal punt binnen uw organisatie.

• Het klanten-dashboard geeft u 'actiegerichte' informatie over de actuele status van lopende projecten, gemaakte afspraken en benodigde vervolgstappen.
• In één oogopslag heeft u inzicht in relevante management informatie waaronder: de omzet per periode, de status van betalingen, het aantal uitstaande offertes en het aantal nieuwe projecten.
• Overige klantinformatie zijn via buttons eenvoudig benaderbaar, waaronder een overzicht van de gepubliceerde balansen bij de NBB.
• Geografisch overzicht (Google maps) van alle klantlocaties, waarbinnen verbanden kunnen worden gelegd op basis van de data, inzicht in omzet per regio, aanwezigheid in regio, type klanten per regio.
• Het systeem geeft de relatie tussen klanten en bedrijven automatisch weer. Leads kunnen hierdoor gericht worden benaderd. Uitbreiding van uw dienstverlening richting aanverwante bedrijven wordt vereenvoudigd.

• Met een klik rechtstreeks toegang tot all relevante gegevens met betrekking tot het op internet beschikbare informatie van de contactpersonen.

• De taken voor het opvolgen van een lead (call backs, info versturen, offertes opmaken...) worden geprioriteerd volgens een uniek systeem van oorsprong van de lead (bestaande klant, referral, cold call…), in combinatie met de specifieke stappen in uw sales proces. 
• Dit systeem interpreteert bovendien steeds zelf in welke fase van het verkoopproces uw lead zich bevindt, op basis van objectieve criteria, waardoor manueel in te geven holle begrippen zoals hot en cold vermeden worden. 
• Het systeem is zelflerend waardoor de automatische voorspelling van uw toekomstige verkopen preciezer wordt naarmate u langer met het systeem werkt, op basis van uw vorige verkopen.
• Commerciële buitendienstmedewerkers kunnen via ipad of laptop in de mobile applicatie (hyperlink) ook offline hun sales informatie inzien en bijwerken.

• De uitgebreide offertemodule, met inbegrip van de calculatiemodule, is zowel geschikt voor eenvoudige offertes van één pagina als voor complexe offertes met verschillende secties.
• De tijd voor het maken van een uniforme prijscalculatie en offerte wordt tot een minimum herleid.
• De geïntegreerde dubbele handtekening die automatisch gelinkt is aan de mailingmodule brengt u dicht bij een echte paperless salesmodule en verhoogt de snelheid en effectiviteit van het offertetraject.

• Centrale opslag van ingescande bestellingen door eenvoudige verzending per mail naar de applicatie.
• De gehele keten van klantorder, bestelling, uitvoering en facturatie zijn rechtstreeks aan elkaar gelinkt.
• Door de link met de facturatiemodule verzekert u zich van de volledige facturatie van alle klantorders.

• Omvat afspraken omtrent tarieven en materialen, wijze van facturatie en indexatie, link naar de SLA's….
• Automatische periodieke facturatie van al uw contracten.

• De geïntegreerde mailingmodule maakt het vanuit één systeem snel en eenvoudig mailen van uw klanten en prospects mogelijk.
• Zowel interne- en externe nieuwsbrieven kunnen regelmatig en tegen lage kosten worden gemaild.
• Uitgebreide analyse op de respons en de doelmatigheid van de mailing is mogelijk.

• De storingsmelding kan op vier manieren geregistreerd worden: via mail, telefoon, web-reporting en manueel.
• De aansturing van de juiste persoon en/of onder-aannemer, voor de eerste-lijn interventie, gebeurt automatisch op basis van vooraf ingestelde regeles.
• Deze automatische aansturing maakt de tussenkomst en de bijhorende kosten van een call-center overbodig.
• Daardat techniekers via de mobile applicatie hun uren en materiaalverbruik kunnen ingeven, kan de factuur direct worden klaargezet.
• Het helpdesk-dashboard geeft medewerkers continue inzicht in de actuele status van meldingen, nog te factureren interventies en de tijdsbesteding van onderaannemers en buitendienstmedewerkers.
• Binnen Optimus kan tot in detail de geautomatiseerde workflow van de storing (van melding tot afhandeling en facturatie) worden vastgelegd.

• De actuele projectdetails zijn in 'real-time' inzichtelijk, dus niet enkele weken later via standaard financiele rapportage. De details bestaan uit: huidige kosten en voortgang, het budget, de voor- en nacalculatie, gebruikte materialen, gemaakte uren en de kosten van (onder-)aannemers.
• De mogelijkheid om vooraf standaardprojecten in te stellen, inclusief de planning van de vaste medewerkers met de juiste kwalificaties, zorgt voor uniformiteit in de behandeling.

• Binnen de plannig worden de werkzaamheden vooruit ingepland, waardoor medewerkers en materialen efficient ingezet kunnnen worden en met een optimale routing.
• De geïntegreerde GIS/GPS-module staat borg voor een optimale routing en planning van de onderhoudsbeurten. De techniekers kunnen hun onderhoudswerkzaamheden via de mobile applicatie inzien en afmelden.
• De kosten, opbrengsten, marge en facturatie van uw onderhoudscontracten zijn direct inzichtelijk door de directe link met de modules contracten en facturatie.

• In één oogopslag ziet u al de verplichte wettelijke keuringen en kwaliteitscontroles. Deze module is tevens geschikt voor VCA-audits (alles is beschikbaar om te slagen in deze audits).
• Binnen de module staat alle relevante documentatie en rapportage gekoppeld aan de audit.

• ...wordt gevormd door de jobs die uw medewerkers op het terrein uitvoeren en waarvoor uw klant u uiteindelijk betaalt. De doelmatigheid waarmee de jobs worden voorbereid, uitgevoerd en administratief afgehandeld, bepaalt uiteindelijk uw marge.
• Geintegreerde doorzoekbare checklisten gelinkt aan deze Job garanderen en optimaliseren de service aan uw klanten.
• Via de mobile applicatie kan de technieker in het veld kan zelf zijn uren en materiaalverbuik ingeven, waarna de klant de job kan aftekenen voor akkoord. Hierna staat de Job direct klaar voor facturatie.

• Door de geïntegreerde GIS/GPS-module zie je met één klik de afstand tussen de locaties van jobs, zodat de optimale route van techniekers efficiënt kan worden ingepland.
• Door de link met de personeelsmodule is de beschikbaarheid van personeel (ziektes of verlof) meteen zichtbaar.
• De 'bezettingsgraad' van de techniekers zijn 'real-time' zichtbaar.
• De planning van Jobs is gekoppeld aan de bestelde materialen, dit voorkomt verkeerd inplannen.

• De link met operations voorkomt boetes en penaliteiten.
• De SLA module bevat tevens de werkprocessen met betrokken partijen.

• Alle specifieke locatie informatie omtrend de indeling van een gebouw (verdiepingen, ruimtes…) en de aanwezige installaties in een overzichtelijke boomstructuur.
• De link met de overige modules geeft overzichtlijke stuurinformatie per gebouw, waaronder de onderhoudsplanning en -historie, het energieverbruik en de kosten.
• De ingebouwde GIS/GPS module geeft geografisch inzicht in het aantal klantlocaties per regio en biedt de mogelijkheid om de routing van techniekers te optimaliseren.

• Het inventariseren van de aanwezige installalaties en de bijbehorende condities, foto's en gebreken, kan met de mobiele applicatie op locatie direct worden ingegeven.
• Concreet inzicht in de status van de installaties en gebouwen, vanaf de start van een contract, is onontbeerlijk voor een correcte uitvoering van uw onderhoudswerkzaamheden.
• Op basis van de classificatie van de installatie kan het stysteem automatisch een onderhoudsplanning genereren (MJOP).

• Inzicht in het energieverbruik biedt u de mogelijkheid uw klanten concreet te adviseren over energiebesparende maatregelen

• Overzichtlijke informatie met betrekking tot batches en sleutels die toegang geven tot de locatie en installaties.

• Classificatie van uw leveranciers volgens afgenomen goederen en diensten.
• De link met de overige modules geeft overzichtlijke stuurinformatie per leverancier met betrekking tot omzet, leveringscondities, kortingen en staffels….

• Registratie van de aankoopprijzen van meerdere leveranciers per artikel.
• Registratie van de verkoopprijzen per klant of klantgroep per artikel.
• Mogelijkheid om standaard artikelen aan te maken, op basis van combinatie van andere artikelen en werkzaamheden.
• De link met onderhoudsintervallen van uw installaties geeft automatisch een overzicht van de benodigde artikelen per periode weer.
• Direct inzicht in de hoeveelheid van een bepaald artikel per magazijn en per voertuig.
• In het kader van brandveiligheid genereert de module automatisch de voorraadlijsten van aanwezige chemische producten.

• Alle uw subcontracten en raamovereenkomsten met uw toeleveranciers centraal inzichtelijk, inclusief de kosten en marges.
• De module verwittigt u tijdig van vervaldagen en opzegtermijnen (in stand houden - opzeggen - verlengen).

• Volledig geautomatiseerde en gedigitaliseerde (paperless) workflow van aanvraag, goedkeuring op basis van vooringesteld maximaal aankoopbedrag, bestelling en levering.
• De mogelijkheid om bestellingen te koppelen aan jobs, voorkomt het vergeten door te factureren van bestelde materialen.
• Bestelbonnen waarvoor nog geen leveranciersfactuur is ontvangen, worden automatisch opgenomen in uw financiële dashboards (GRNI).

• Inzicht in de totale voorraad en de voorraad per magazijn of voertuig.
• Overzichtelijke informatie met betrekking tot waarde van aanwezige voorraden.

• Koelmiddelregistratie zowel centraal toegankelijk als via de mobiele applicatie.

• Alle relevante documentatie direct beschikbaar en gekoppeld aan het juiste dossier/item.
• Zoekopdrachten ook mogelijk binnen de content van digitale documenten.

• Geeft medewerkers inzicht in hun persoonlijke openstaande taken.

• Integratie met diverse agenda's (Google, Outlook,….).

• Verzekert u van een adequate opvolging van juridisch belangrijke documenten.

• In geval van calamiteiten is een accurate bezoekersadministratie vereist.

• Centraal overzicht van de reserveringen van vergaderzalen en beamers.

• De adresggegevens, verloning, contractdata, contactgegevens en gevoelige persoonlijke gegevens op één centrale plaats en alleen voor geautoriseerde gebruikers zichtbaar.
• Centrale registratie van diploma's en kwalificaties.
• Ook voor het registeren van kandidaten en sollicitanten.

• Ingave van verzoek via apparte web-interface door al uw medewerkers.
• Automatische retourmail met betrekking tot de goed- of afkeuring van de verlofaanvraag.

• Gedetailleerde registratie van het aantal en het type van gepresteerde uren (over-, wachtdienst-, premieuren,…) ten behoeve van de verloning.
• De module HRM geeft in combinatie met de modules Operations, real time inzicht in de productiviteit van medewerkers.

• De verstrekte uitrusting overzichtelijk geadministreerd.
• De keuringen van de uitrusting, inclusief vervaldata en certificaten, overzichtelijk vastgelegd, met automatische notificatie voor vervaldag.
• Eenvoudigd beheer van uitgereikte en voorradige werkkleding en pbm's.

• Inzicht per medewerker in relevante opleidingen en de geldigheid van bewaamheidscertificaten.

• Inzicht in leasingcontracten, kilometerstanden, technische controles, onderhoudsbeurten, boetes, tankkaarten etc.

• Inzicht in type abonnement, einddatum contract, de kosten en de gegevens (nummer/pin- en pukcode etc.)

• De volledig geautomatiseerde koppeling van operations met facturatie, geeft exact inzicht in de voor- en nacalculatie van alle activiteiten.
• Volledige geautomatiseerde verwerking van periodieke contractfacturatie, inclusief indexatie.

• Op detailniveau de toekenning van kosten aan een operationele activiteit, ten behoeve van de nacalculatie.
• Volledig geautomatiseerde en gedigitaliseerde (paperless) workflow van goedkeuring voor betaling.

• Inzicht in de status van debiteuren en het met één klik versturen van betalingsherinneringen.

• Uitsplitsing van kosten en inkomsten naar kostlocaties maakt vergaande analyse en optimalisatie mogelijk.
• Omvat tevens de opmaak van vorderingsstaten zoals vereist bij overheidsopdrachten.

• Techniekers en medewerkers op locatie kunnen operationele informatie downloaden, inzien en bewerken via hun laptop of iPad.
• Mobile Operations is ontwikkeld vanuit de gedachte dat monteurs volledig autonoom over alle informatie moeten kunnen beschikken om hun werk zo optimaal en effcient mogelijk te kunnen werken. Alle functies, van planner tot inkoper en facturatie, beschikken hierdoor eveneens real-time over de voor hun relavante informatie, en dienen dus niet te wachten op het binnenkomen van de papieren werkbon.
• Mobile Operations omvat alle functionaliteiten omtrent inventarisatie, planning en job-afmelding, voorraadbeheer (en optioneel koelmiddelboekhouding)
  

• Het voorhanden hebben van alle relevante informatie verhoogt de effectiviteit van uw sales met sprongen.
• Mobile Sales is ontwikkeld vanuit de gedachte dat commerciele mobile medewerkers volledig autonoom over alle informatie moeten kunnen beschikken om hun activiteiten zo optimaal en effcient mogelijk te kunnen uitvoeren. Alle functies, van salesmanager tot orderverwerking worden hiedoor maximaal van het salesproces op de hoogte gehouden.
• Mobile Sales omvat alle functionaliteiten omtrent leadopvolging, opname op locatie ten behoeve van de kostprijscalculatie en klant historie.